新年度が始まって、あちこちで書類を書く機会が増える季節ですねぇ。
チエばあちゃんです。
4月は入学や就職、引っ越しなど、新生活の手続きで何かと用紙に書きものをすることが多いですよね。
そんなとき気になるのが、「記入」と「記載」の違いではないでしょうか。
どちらも「書く」という意味がありますが、実はきちんと使い分けがあるんですよ。
今日は、記入と記載の意味の違いや正しい使い方を、例文もまじえながらやさしくお伝えしていきますね。
新生活の書類づくりにも、きっと役立ちますよ。
「記入」の意味とは？用紙に書き入れること
まず「記入」からお話ししますね。
「記入」は「記す」＋「入れる」という漢字の組み合わせで、「所定の用紙や欄に文字を書き入れる」という意味なんですよ。
ポイントは、あらかじめ決まった場所に書き込むことなんです。
たとえば、こんな場面で使いますよ。
- 役所の届出用紙に名前や住所を書くとき
- アンケート用紙に回答を書き込むとき
- 会員カードの申込書に必要事項を書くとき
つまり、書いたものを自分や特定の相手に提出するような場面が「記入」なんですね。
「記入」を使った例文
- この欄にお名前をご記入ください。
- アンケート用紙へのご記入をお願いいたします。
- 申込書に必要事項を記入して窓口に提出する。
4月は転入届や保険の手続きなど、記入する書類がたくさんありますから、覚えておくと安心ですよ。
「記載」の意味とは？書いて人に見せること
次は「記載」についてですね。
「記載」は「記す」＋「載せる」という漢字の組み合わせです。
「載」には「のせる」「のせて届ける」という意味があるんですよ。
つまり記載とは、書いた内容を不特定多数の人に見せる・届けることを前提にしているんです。
本や新聞、ホームページ、取扱説明書など、多くの人が目にするものに使う言葉ですね。
- 新聞や雑誌に記事を書いて掲載するとき
- ウェブサイトに説明文を載せるとき
- 契約書や説明書に内容を書き記すとき
「記載」を使った例文
- 詳しくは取扱説明書に記載されています。
- ホームページに記載の内容をご確認ください。
- 契約書に記載された条件をよく読みましょう。
ばあちゃんも、お薬の説明書に「記載」と書いてあるのを見て、なるほどと思ったものですよ。
「記入」と「記載」の違いを一覧で比較
ここで、ふたつの違いをすっきりまとめてみますね。
- 記入：決まった欄に書き入れること。
提出先は特定の相手（役所、お店など）。 - 記載：書いた内容を広く人に見せること。
読み手は不特定多数（本、新聞、ウェブなど）。
「自分が書き込む」なら記入、「みんなが読めるように書いてある」なら記載と覚えると、迷わなくなりますよ。
間違いやすい場面と正しい使い分けのコツ
日常でよくある、ちょっと迷いやすい場面もご紹介しますね。
「履歴書に記入する」と「履歴書に記載する」、どちらが正しいでしょうか？
これは、自分が書き込む行為なので「記入」が正解です。
ただし、企業の方が「履歴書に記載された内容を確認します」と言うときは、すでに書かれたものを読むので「記載」が正しいんですよ。
同じ書類でも、書く側なのか、読む側なのかで使い分けが変わるのが面白いところですね。
新生活シーズンに覚えておきたい記入・記載のまとめ
あらためてまとめますと、こうなりますよ。
- 「記入」は用紙に自分で書き入れること。
他の人に広く見せることが目的ではないときに使います。 - 「記載」は書いた内容を広く人に見てもらうことが前提。
印刷物やウェブなど、不特定多数に向けたものに使います。
4月は届出や契約書など、書類に触れる機会が多い季節ですから、この違いを知っておくと自信を持って使い分けができますね。
日本語には似ているようで少しずつ意味が違う言葉がたくさんありますから、気になったときに調べてみると、新しい発見があって楽しいものですよ。
よかったら、この春の書類仕事のついでに意識してみてくださいね。